개인정보처리방침은 만들기 귀찮은 페이지라 대개 어딘가에서 복사해 옵니다. 그러면 두 가지 문제가 한꺼번에 생깁니다. 우리가 수집하지 않는 것을 수집한다고 적게 되고, 정작 우리가 실제로 수집하는 것은 빠집니다. 어느 쪽이든 방문자에게 사실이 아닌 문서를 보여 주는 셈입니다.
다행히 이 문서가 답해야 하는 질문은 많지 않습니다. 다섯 개이고, 우리 사이트를 직접 들여다보면 전부 답할 수 있습니다.
먼저 분명히 해 둘 것이 있습니다. 이 글은 법률 자문이 아닙니다. 업종 · 취급 정보 · 사업 형태에 따라 추가로 요구되는 표기가 있고, 결제나 민감 정보를 다룬다면 전문가의 확인을 받는 편이 안전합니다. 아래는 그 확인을 받으러 가기 전에 스스로 정리해 두면 좋은 뼈대입니다.
다섯 개의 질문
이 순서대로 적으면 문서가 저절로 구조를 갖습니다. 반대로 복사해 온 방침이 읽기 어려운 이유는 이 다섯 개가 뒤섞여 있어서입니다.
먼저 우리가 무엇을 받고 있는지 세어 봅니다
가장 많이 빠뜨리는 단계입니다. 문의 폼만 생각하기 쉬운데, 사이트는 생각보다 여러 경로로 정보를 받습니다.
오른쪽 목록에서 특히 중요한 것이 외부 서비스입니다. 영상 임베드 · 지도 · 웹폰트 · 채팅 위젯은 방문자의 브라우저가 그 회사 서버에 직접 접속하게 만들고, 그 과정에서 접속 기록이 남습니다. 우리가 그 정보를 저장하지 않더라도 제3자에게 전달되는 경로가 우리 사이트에 있다는 사실은 알려야 합니다.
세는 방법은 간단합니다. 사이트에 설치된 플러그인 목록을 한 번 훑고, 각각이 어떤 정보를 어디로 보내는지를 적습니다. 폼 · 분석 · 결제 · 메일 발송 · 백업 · 스팸 차단이 대표적인 후보입니다. 이 목록이 곧 방침의 재료가 되고, 덤으로 쓰지 않는 플러그인을 발견하게 됩니다.
보관 기간은 지킬 수 있는 값으로 적습니다
“목적 달성 시 지체 없이 파기” 같은 문장은 흔하지만, 실제로 그렇게 운영되는 사이트는 많지 않습니다. 문의 데이터베이스에는 3년 전 메일이 그대로 남아 있고, 백업본에는 더 오래된 것이 들어 있습니다.
여기서 두 가지를 정합니다. 얼마나 보관할지와 그 기간이 지난 것을 실제로 어떻게 지울지입니다. 후자가 없으면 앞의 숫자는 지켜지지 않습니다. 분기에 한 번 오래된 문의를 정리하는 것처럼 혼자서 반복할 수 있는 절차여야 합니다. 백업 보관 주기도 함께 정해 두면 좋습니다 — 본체에서 지운 정보가 백업에 남아 있는 상태가 가장 흔한 어긋남입니다.
삭제 요청을 받을 창구가 있어야 합니다
방침에 “열람 · 정정 · 삭제를 요청할 수 있습니다” 라고 적었다면, 그 요청이 실제로 도착할 주소가 함께 있어야 합니다. 그리고 그 주소로 메일이 오면 무엇을 할지 미리 정해 두세요 — 본인 확인은 어떻게 하고, 어떤 데이터를 지우고, 얼마 안에 회신하는지입니다.
요청이 자주 오지는 않습니다. 다만 한 번 왔을 때 준비가 없으면 그 한 건이 오래 걸리고, 대응이 늦으면 그 자체가 문제가 됩니다.
방침은 페이지가 아니라 약속입니다
가장 실무적인 규칙 하나로 정리하면 이렇습니다. 사이트에서 무언가를 바꿨으면 방침도 함께 봅니다. 새 폼을 만들거나, 분석 도구를 바꾸거나, 결제를 붙이면 수집 항목이 달라집니다. 방침이 그대로면 그날부터 문서와 사이트가 어긋나기 시작합니다.
위치는 푸터가 표준이고, 정보를 입력하는 화면 바로 옆에도 링크를 둡니다. 읽으라고 두는 것이 아니라 읽을 수 있게 두는 것이 목적입니다. 저희도 신청 폼 아래에 방침 링크를 두고, 받는 항목을 폼 자체에서 최소로 유지합니다 — 받지 않은 정보는 지킬 필요도, 적을 필요도 없기 때문입니다.
수집을 줄이는 쪽의 설계는 보안 아카이브에서 더 다루고, 실제로 어떤 항목만 받는지는 저희 신청 화면을 예로 보셔도 됩니다. 사이트 전반의 설정과 접근 권한을 한 번에 점검받고 싶다면 최적화 지원 사업에 진단이 포함돼 있습니다.